業務効率化ソフトや在庫管理システム開発委託なら石黒社会システム研究所 | 業務システム構築を成功させるためのITツール

様々なタスクが複雑に絡み合っている状況で業務効率化を図ろうとしても、何をどのように導入したらいいのか判断が難しい面があります。自社の問題点を可視化し、必要な機能や予算に合わせて適切なツールを選ぶことが重要です。業務システム構築を成功させるためのITツールなどもご紹介いたします。

Webアンケートシステムは、紙で行っていたアンケートをWebで行うシステムです。アンケートを行うだけでなく、集計や解析まで自動で行えます。

Webアンケートはフォーム作成機能に対応しており、ボタンやボックス、プルダウンメニューの作成なども自由です。自社のイメージに合わせたカラーやデザインに変更したり、パソコンやスマートフォンなど異なるデバイスに応じた見た目に対応できます。

近年のアンケートはスマートフォンで行われることも多く、レスポンシブ対応のシステム構築を検討することは重要です。また、入力ミス機能やSNS連携機能があると利便性が高まります。アンケートの集計や分析機能は回答内容だけでなく、回答率や回答時間の集計もできます。

業務システムを構築・導入することで業務効率化を図れますが、問題点が発生する場合もあります。第一に自社に合った業務システムであることが前提です。

優れたシステムであっても目的に合わないものだと意味がありません。手間が増えたりコストアップしたりするケースもあるため注意が必要です。また、業務効率にこだわり過ぎてミスが発生するといった問題点も挙げられます。

IT化でAI技術を取り入れて自動化しても、指示が不十分だと大きな問題に発展する可能性があります。業務効率化のためにはスピードだけを重視するのではなく、必要なサービスを活用することが大切なのです。

ITツール導入・定着を成功させるには、無駄を省き重視する点を明らかにすることが重要です。ITツールの導入前に部門ごとの既存業務を可視化し、業務改善に取り組む必要があります。

ITツールの導入では、自社の課題をすべて解決できるシステムが必要です。例えば、社内で情報共有できるシステムや業務報告の効率化などが挙げられます。コールセンターを設置する会社では、お問い合わせ内容や問題点を共有できるツールが必要になります。ITツールの導入は初期問題の可視化も重要ですが、導入後の改善も必要です。

PDCAサイクルを回しながら、使いやすいものに変えていく必要があります。使われないとPDCAサイクルは回せないため、使った人に対してインセンティブを与えるのも成功させる方法の一つです。

業務システムツールには種類があるため、目的別に適したものを選ぶことがポイントです。社内SNSやビジネスチャット、会議ツールなどはコミュニケーションに使えます。

在宅勤務の社員との情報共有や取引先との連絡にも便利です。ファイル共有ツールやクラウドストレージは、インターネットが使える環境ならどこでもアクセス可能で、編集も複数人で行えます。業務の自動化を求める場合、RPAで単純作業をロボット化させる方法があります。

文書でのやり取りが多い場合は、ペーパーレス化ツールで経費削減やスピード化が図れます。ワークフロー可視化ツールはクラウド上で承認可能で、テレワークに活用できます。複数のスタッフが同じ業務を担当するなら、タスク・プロジェクト管理ツールが役立ちます。

タスクの分割化が可能なので会議が不要です。在宅勤務で活用すれば、交通費削減効果も得られます。

業務効率化のため業務システムの構築を検討しているなら、石黒社会システム研究所までご相談ください。お客様のご要望や抱えている問題点などを細かくお伺いし、適切な業務システムを構築・開発いたします。既存システムの連携業務にも対応可能です。業務効率化をサポートするシステムの構築はぜひお任せください。