販売管理をExcelの台帳で行っている中小企業個人事業主の方へ

　販売管理の業務フローは次のようなものです。

　業務項目と関連台帳及び台帳の役割を纏めてみました。

　・見積書発行 （在庫台帳　仕入れ台帳（仕入れリードタイム確認）　

　・顧客台帳（顧客取引記録　顧客情報確認）　

　・取引実績台帳（顧客ごとの取引条件確認）　

　・リソース稼働リスト（納期調整のためにリソースの使用可能時期確認））

　・契約 （契約台帳（過去の取引実績確認））

　・受注確定 （見積もり台帳（受注伝票作成　見積内容確認））

　・各部署への手配

　　　（仕入れ指示（仕入れ台帳（仕入れ品名称、発注先、在庫量の第帳））

　　　　/生産指示（生産台帳（製品名、仕様、生産リードタイムあるいは在庫量））

　　　　/在庫台帳（入出庫指示）

　　　　/契約台帳更新

　　　　/リソース稼働リスト（納期調整）

　　　　/在庫調整

　　　　/手順書（パッケージング指示（受注品は通常複数の製品の組み合わせとなるはず）

　　　　/出荷伝票））

　　　受注伝票内容を各専門部署に指示を出すための手配書の作成。　

　　　各部署は各部署が持つ台帳を基に手配書に従って出荷品を準備 出荷手配 （出荷台帳（出荷伝票作成　納品書作成　配送手配））

　・請求書発行 （受注台帳（見積書内容確認）　顧客台帳（請求先確認））

　これら台帳は個別にExcel表で管理することは可能です。実際にそうしている会社は多いと思います。しかし例えば見積書を作成する場合に少なくとも在庫台帳、仕入れ台帳、顧客台帳、取引実績台帳、リソース稼働リストを参照するはずです。この参照処理には人手により検索転記をしている場合が多いのではないでしょうか。　

　Excel同士ならばExcelのマクロを組むことでそれぞれの台帳の相互参照は割と簡単にできるようになります。このマクロ作成をお手伝いしようというのが石黒社会システム研究所の業務請負方針です。

　一般のシステム開発会社の営業とはちょっと違うスタイルです。というのも一般のシステム開発会社ではExcelのマクロを組むといった小さなシステム開発（石黒社会システム研究所ではある機能を果たすプログラム作成のことを小さなシステム開発と呼んでいます）を請けることを敬遠するきらいがあると思います。採算が取れないためです。

　販売管理全体をシステム化をすべきなのが本筋です。しかしその場合システム化を図る際にやりたいことを明確にする手続き（これを要件定義といいます）が必要でそれだけで少なくとも1年間の時間が掛かります。ただしパッケージを導入する場合には当てはまりませんが、パッケージでは本当にやりたいことはできません。

　パッケージに手を入れてカスタマイズする場合にはやはり1年ぐらいの時間が必要です。この時間はどのシステム開発会社でも殆ど変わりません。

　将来的には販売管理システム全体（ないしは会社のシステム全体）を一つのシステムとして構築するにしてもその間業務改善ができないことになります。それでは困るのではないでしょうか。

　その場合まずは業務フローの中で一番困っている部分についてExcelのマクロを使ってその部分の業務効率向上（その場合1週間と言いたいところですが実際には1ヶ月ぐらいは掛かりますが）を図りそこの業務が効率化できたら次に問題となっている部分を手当する方式をとれば、結果として業務全体の効率向上に1年掛かることにはなりますが、始めっから全体のシステム化を図り1年間なにも変わらず待つ状態に比べて漸次業務改善を実感できるのではないでしょうか。

　数多くのExcelの台帳があってどれから効率化を図れば良いか分からず悩んでいるのでしたらまずは一番困っている業務関連の台帳をExcelのマクロで纏めて見られるようにしてみませんか。どうすべきか悩んでいるよりもできることを始めに手を付けて業務改革の第一歩を始めた方が良いのではないでしょうか。

　実は頭の中でどうするのが良いのか考えているより実際にやってみると、問題点が目に見える形になってどうするのが良いかが見えてきます。完璧なものを求めて1年間待つのではなく取り敢えずやってみると問題点がはっきりしてきます。 取り敢えずやってみるればなにがしかの業務効率向上は図れます。

　もちろん取り敢えずやってみるのは暫定的なことで本格的な業務効率向上にはなり得ません。しかし現状の訳が分からない状態からいきなり全業務のシステム化を図ろうとすると問題が浮かび上がらず1年後にシステムができたとしても使い物にならないケースが大半です。問題点が見えていたらそこに手当てをしていくのが早道です。その意味で取り敢えず困っている部分についてマクロを組んで見るのはいかがでしょうか