DXに向けた社内システムの状況

query_builder 2022/12/09
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スタンドアロンシステムについて
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スタンドアロンシステム


これまで「DXに関して基本的にオンラインシステムであることが必要です」と説明してきました。

しかし、DXを始めるにあたり現状のIT資産を看てみるとスタンドアロンの業務システムが大量にあるのではないでしょうか。

スタンドアロンシステムはそのシステムだけでそのシステムが処理すべきことが完結するシステムのことです。

在庫管理システムなら在庫管理業務がそれだけで完結するものです。

スタンドアロンの在庫管理システムでは在庫管理の基となるデータは人が入力しなくてはならないというものです。
結果もプリント出力ないしせいぜい画面出力が多いのではないでしょうか。」
もちろんExcelないしCSVファイルへ出力できる場合もあるとは思いますがそれだけのものです。
即ちスタンドアロンシステムでは他のシステムとの連携は人手に頼るしかないものです

これがスタンドアロンシステムというものです。

スタンドアロンにステムは専用の入力方法(ファイルなど)と専用の出力方法を持っています。

即ち別のシステムの出力を直接別のシステムに入力することはできないと言うことです。

そこに人が介在しなくてはならない理由があります。

即ち会社の業務の流れで個々の業務は専用のシステムを使いながら会社全体の業務を遂行するために個別のシステムを人手で繋いでいる(データの転記などを人手でしているなど、また個別の複数のシステムを同時に立ち上げてあるシステムのデータを入力するのに別のシステムで処理をして必要なデータを入手しその結果を転記する等の処理をしている)のが実体ではないでしょうか。


複数のシステムを人が介在して繋ぐのは業務効率が悪いことを意味しています。
スタンドアロンシステムが大量に存在していることがDX(即ちオンラインシステムを図ることと同義)を進めることを困難にしていると思います。

慣れ親しんだスタンドアロンシステムの方が使いやすいと言うこともあります。DXを進めようとすると担当者の抵抗が起こると言うことです。

そこで慣れ親しんだシステムを活かしながらDX化を図ることが重要になってくると思います。

例えば受注データを入力したらすぐにでも見積もり書のひな形が作成できたらどうでしょうか。
今までのスタンドアロンシステムを使っているとすると受注を受けられるかどうかを在庫管理システムで確認し、必要ならば仕入れのための発注手配を発注管理システムで行い、在庫状況や入荷状況をも見極めながら見積書作成システムで見積書を作成すると言うような業務の流れになっていると思います。

受注データを入力したらほぼ自動的に見積書が出せるようにするのが実はDXと言うことです。ここでは受注システムの出力を見積もりシステムに自動的に入れ込むと言うことだけをできるようにするので、既存の受注システム見積書作成システムの使いかってはは従来のものと殆ど変わりません。担当者の負荷が少なくできると言うことです。

DXを始めるために既存のスタンドアロンシステムを繋ぐことから始めるのが早道だと思います。


一般的に保有しているであろうシステム


話がやや抽象的ですので、現在会社が持っているであろうシステムを業務ごとにリストアップしてみました。具体的なシステム例を見れば自社でどう言うように仕事をしているかが見えてくると思います。
ここで挙げた業務(システム)リストで自社の業務で何か無駄なことをしているなと言うことが見えてくるのではないでしょうか。

DXを進めるためになんか無駄なことをしていると思ったところから手当(DXないしシステム化)をして行けば業務効率が上がってくるのではないでしょうか。


一般的な物販の会社の業務は次のようになっていると思います
1)既存の商材ないし新規開発商材があってがあってそれを売り込むところから会社の業務が始まる。
 所謂営業業務です。
業務として広告、マーケティング、販売予測、顧客ニーズ把握等があります。
このとき使われるシステムは次のようなものです。
広告管理
マーケティング
販売予測(実績 見込み トレンド)
顧客情報管理


2)営業の結果引き合いがあると商談が始まります。
販売業務の始まりです。営業業務の一部と考えられます。
業務としては見積もり、受注に伴う業務(受注伝票発行、顧客情報更新)等があります。
このとき使われるシステムは次のようなものです。
生産管理システム(製造状況確認)
在庫管理システム(販売可能性確認)
顧客管理システム(顧客の状況の確認(過去の納入品など))
受注管理システム(引き合い情報入力)
見積もりシステム(概算見積もり)


3)受注が決まると具体的な商品の引き渡し日程などを決めていきます。
所謂販売業務です。会社によっては営業と兼務する場合もあると思います。しかし両者で業務処理の内容が異なります。営業は商品の売り込みが主業務であり販売は商品の引き渡しなど具体的な契約条件を決めていく業務になります。
業務としては契約管理、販売管理、製造手配、商品調達ないし仕入れ、出庫配送があります。
ただし製造に関しては販売業務の一環ですが物作りと言うことで所謂販売業務とは別な業務として捉えられている場合が多いと思います。
このとき使われるシステムは次のようなものです。
受注管理
見積もり書発行
顧客情報管理(取引実績、取引先選定)
在庫管理
生産管理
品質管理
原材料仕入れ
取引先管理(取引先選定)
保証管理(トラブル対応)
配送管理


4)販売が出荷まで終わると会計処理が始まります。
所謂財務部の業務です。
業務としては請求書発行、入金確認、会計処理、資産管理(在庫管理)、更に決算に向けた財務諸表の作成等があります。
このとき使われるシステムは次のようなものです。
会計システム
受注システム
契約管理システム
在庫管理システム
原価管理システム


5)表だった会社の活動はここまでですが、会社を運営するために所謂人事部、総務部の業務は欠かせません。
業務としては事業計画策定、労務管理、人事管理、資産管理、備品管理、社員間の意思疎通管理、規則類整備、社員教育等があります。
ここで使われるシステム
必ずしも一般的に決まった名前があるわけではありませんが各業務を支援するシステムです。
例えば
会社業績など財務諸表を横断的に見るためのシステム
人材管理システム
労務管理システム
資産管理システム
備品管理システム
所謂情報系システム(メール、社内ポータルシステム、SNS、ラーニングシステム)
広報支援システム(映像作成システムなど)
計画立案支援システム(売上高、利益率、財務状況、市場動向などのデータを参照しながら計画を立てるためのシステム(このシステムは殆ど全ての会社のシステムのデータを参照する必要があるのでスタンドアロンシステムしかないと業務量が半端なく増大する))

会社で使われるであろうシステムを列挙してみました。
これのシステムは現状では殆どスタンドアロンシステムとして使われていると思います。即ち全てがバラバラで業務としては複数のシステムを参照しなくてはならないのに必要な情報を得るために別々のシステムをいちいち立ち上げて拾った情報を人手で転記等しているケースが多いのではないでしょうか

今はやりのDXは会社のバラバラなシステムを何とか統合して無駄な手作業を減らそうと言うことです。
所謂ERPを導入すれば人手で転記等している部分はかなり手間が省けます。
しかし市販のERPでは自社の仕事のやり方を実現することが極めて大変で導入しようとしてもかなりの高率で導入は失敗する場合が多いと思います。
そこでDXを始めるためには慣れ親しんだ既存の各種システムを生かしながらそれぞれのデータを人手を介さずに連携させる仕組みを作った方が早道だと思います。

石黒社会システム研究所では各種システムを連携させるためのシステム構築のお手伝いをします。各種システムを連携させるシステムは例えばファイルの受け渡しプログラムと言った比較的単純なシステムである場合が多いと思います。そういったシステムのことを石黒社会システム研究所では小さいシステムと言っています。
一般的なシステム開発会社ではこのような小さなシステム開発を請け負わないケースが多いと思います。小さなシステムは採算が取れないからです。そこで石黒社会システム研究所では採算度外視にはなりますが小さいシステム開発を請け負うことを目標に事業展開をしています。

小さいシステムにだけに限らずシステムに関することは大抵のことは相談に乗ります。何かシステムに関してお困りのことがあれば是非石黒社会システム研究所ご相談ください。
相談は無料です。お気軽にご相談ください。ただし具体的なシステム開発の契約が成立した場合(コンサルティング的な業務請負も含む)には規定の料金を頂きます。

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