プロジェクト管理ツールについて

プロジェクト管理と言うことを考えてみます。

　プロジェクトは日常的な業務ではありません。何か普段と違うことをある期限までに完成させる必要があるときにプロジェクトを立ち上げる場合が多いと思います。厳密に言えば会社の業務は全てプロジェクトに相当します（全ての業務には人の手配や期限予算が絡みが絡みますので規模の大小を問わずプロジェクトに相当します）が普段の仕事は手順もやることも決まっているのでプロジェクトという意識が働かないと思います。 特別なイベント（会社に新たに何らかのシステムを導入するとか）を実施するために期限や予算を守るためにプロジェクトが立ち上げられます。

　プロジェクト管理には具体的に以下のようなシーンが含まれます。

• ・プロジェクトに含まれる、複数のタスクや課題の進捗を管理したい

• ・チームメンバーの手持ちタスクの量や進捗を把握したい
• ・タスクや課題の期限を管理し、期限が近づいたらリマインド通知をしたい
• ・各課題のステータスや担当者を明確にしたい
• ・カレンダー（スケジュール）を共有したい
• ・プロジェクトに関する情報、書類などをわかりやすく保管・共有したい
• ・承認フローを自動化したい
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　プロジェクト管理ツールの主な機能には上記のシーンに合わせて以下のものがあります。

　プロジェクト管理ツールの内Excelでも管理できる機能は次のものがあります。

・ガントチャート機能

・予算管理機能

・進捗管理

・WBS

・問題点管理

　Excelでは管理できないプロジェクト管理機能もあります。

・ファイル共有機能

・Wiki機能

・掲示板機能

・メッセージ・チャット機能

これらはプロジェクト管理としてではなく社内コミュニケーションツールとして個別に導入されているものを援用しているケースがあると思います。

　プロジェクト管理は全体を見る仕事なのでこれらを統合できる仕組みが必要です。個別のシステムを何とか連携させる必要があります。 しかし当然Excelの管理表システムとは連動しませんから人手による転記（ファイル添付など）をする業務が発生しています。

　即ち個別のExcelツールだけでは各機能を連携させることが難しくプロジェクト管理は上手く行ってないのではないでしょうか。

　新たにプロジェクト管理を始めるならば最初っからプロジェクト管理ツールを導入した方が間違いはありません。

　プロジェクト管理ツールには次のようなものがあります ガントチャートをはじめ、カンバン、チャット、タイムトラッキング、退勤管理、カレンダー、イベントスケジューラー、リマインダー、MA、CRM、コンタクトセンター

　これらのプロジェクト管理ツールには次のような機能があります。

・案件管理システム

　　プロジェクト管理と併せて、販売管理や購買管理、勤怠管理、経費管理などの業務にも対応。

・各種コミュニケーションツール との連携

・各種表そのものの共有

・プロジェクト管理ではタスクなどの差し替え

・進捗管理

・工数管理

・要員管理

・品質管理機能

　要はこれらの機能の総称がプロジェクト管理ツールと言うことです。

　現実にはこれらの機能はExcelなどを利用したバラバラなシステムの集合としてなんとかプロジェクト管理をしているのではないでしょうか。

　そうした状況でいきなり本格的なプロジェクト管理ツールを導入を図っても現場の混乱が大きく挫折するのが落ちだと思います。

　現実的にはバラバラなプロジェクト管理ツールをExcelのマクロなどを使って連携を図るのが良いのではないでしょうか。 ただしExcelのマクロを組むことは意外と面倒なので自社の業務が忙しい場合にはなかなか手が付けられないのではないでしょうか。

　そこで石黒社会システム研究所の出番です。Excelのマクロを組むと言うことはシステム開発と言う意味では小さなシステムに相当します。一般のシステム開発会社ではこういった小さなシステム開発は引き受けてもらえないケースが多いと思います。小さなシステムでも開発の手間は大きなものとあまり変わらないにもかかわらず採算が取れないため敬遠されると思います。

　石黒社会システム研究所はこういった小さなシステム開発を請け負うことを目標に事業展開しています。Excelのマクロを組みたくても面倒なので手を付けかねている方は是非石黒社会システム研究所にご相談ください。大抵のシステムに関する相談には乗ります。取り敢えず困っていることをご相談ください。