在庫管理業務に関してシステム開発を検討中の中小企業個人事業主の方へ

query_builder 2020/06/29
ブログ
在庫管理業務とは何でしょうか
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在庫管理業務とは何でしょうか。

「JIS Z 8141」には、以下のように定義されています。
「必要な資材を、必要なときに、必要な量を、必要な場所へ供給できるように、各種品目の在庫を好ましい水準に維持するための諸活動。」
在庫管理は、仕入れや売上、様々なものに直結します。
ある意味で在庫管理は企業を支える土台となるものです。
この土台をないがしろにすると、企業の経営はうまくいきません。

在庫管理業務概要

在庫は、製造業なら、
・部品、原材料の在庫
・工程途中の半製品や仕掛品の在庫
・完成品の在庫
小売業なら、
・商品の在庫
を指します。
しかし、単に製造前の部品や、販売する前の製品などを指すだけではありません。
在庫とは、「現金化されることを待っているもの」です。
例えば商品の仕入れを行った場合、それは管理上は在庫として存在しますが、同時に現金へ変わることを待っていることにもなります。その現金へ変わることを待っているものを管理することが「在庫管理業務」といえます。
在庫管理とは一般的に、必要な資材や商品を、必要な量を、必要な場所へ、必要なときに供給できるように企業にあった水準で維持するための活動のことを指します。
管理業務ですので、PDCAを回すことも在庫管理の1つと言えます。適切な計画を立て、その計画に基づき実施し、結果をチェックし、評価を行うことが在庫管理の基本です。
在庫管理業務の重要性は次の観点で考えることが必要です。
①企業内からみた在庫管理の重要性
在庫は、現金化されることを待っているものです。それを管理するわけですから、できなければ、保管料や、倉庫のスペースを圧迫するなど企業内にとって負担にしかなりません。
②企業外からみた在庫管理の重要性
在庫管理が行き届いていないと発生する問題は、「販売の機会損失=売上の減少」です。
お客様がいざ商品を買う際に、在庫がなければものは売れません。
逆に売れ残りを防ぐために価格を下げると、次は、利益を圧迫する恐れがあります。
在庫管理業務を適切に実施すると一般的に次のメリットがあります。
①生産性が向上する
②余剰在庫が減る
③スペースができる
④欠品の減少
⑤品質の安定
⑥管理費が減る
⑦残業代の削減
⑧今後の需要予測ができる
⑨手間やミスが減る
それぞれの内容はWEB上にいろいろ開設されていますので興味がある方はそれらを調べてください。

在庫管理業務説明

在庫管理業務は「管理」をする業務ですので次の作業があります。
・ルールを作る
在庫管理をする際にまず大事なことは「ルール」です。その中でも最も大事なものは、「ロケーション管理」です。
ものの置き場所を決めることで、入庫や出荷の際の生産性を格段に上昇させます。
・継続的に入出荷の記録をしていく
適正な在庫管理の考え方を知っておくのも、在庫管理をする上で重要となります。
・在庫状況を正確に経営層に報告する
適正な在庫管理とは、経営の最も重要な項目の一つです。
在庫管理は、在庫の場所を明確にすることから始まり、仕組みをつくっていくことになります。
要は在庫管理の目的は「キャッシュフロー」を改善することです。
在庫管理として、大きく以下の2つのことをおこなう必要があります。
・売上を上げること
顧客の要求に応じて出荷する体制を作る。
欠品のない在庫管理をおこなう必要があります。
顧客の要求に対応するためにリードタイムの短縮をおこなう必要があります。
・経費(物流コスト)を削減すること
倉庫の保管費用の削減をおこなう必要があります。
工場から倉庫(物流センター)までの輸送コストを削減する必要があります。
倉庫(物流センター)の設備や作業費用を低減する必要があります。
倉庫(物流センター)から顧客までの配送費用を削減する必要があります。
在庫管理業務を具体的に説明すると次のようになります。
狭義の在庫管理
在庫の品質・数量管理のための在庫管理です。入庫・出庫・棚卸などの個々の業務が含まれています。
品質管理とは、賞味期限などの劣化や社会的価値の低下を最小限に抑えることです。
数量の管理とは、入庫・出庫・棚卸などの作業工数を最小限にして、現品の数量と在庫のデータを一致させること(情物一致)です。
在庫管理システムは他の情報システムと違い、情報だけで処理することはできません。
モノの動きがあってそれに付随して発生する在庫情報が一致していることが必須です。この「情物一致」があってはじめて広義の在庫管理、すなわち、正確な在庫情報をベースにした適正在庫の維持や在庫削減を実現する「在庫マネジメント」が可能になるのです。しかし情物一致はなかなかできません。
その原因として大きくは4つの要因が考えられます。
・5S(整理、整頓、清潔、清掃,躾け)の不徹底
・保管場所レイアウトや保管方法の不備
・現品の動きと在庫情報更新のタイムラグ
・入出庫の人為的ミス(品番違い、数量違い、入力ミスなど)
これらを支援するのが在庫管理システムになります。
広義の在庫管理
在庫マネジメントの事を指します。
在庫マネジメントとは、欠品と過剰在庫を防止して適正な在庫を維持するために管理・調整を行うことです。目指すべき在庫管理は、在庫管理マネジメントです。
マネジメント即ち管理を支援する仕組みが在庫管理システムであり、これは継続的に在庫管理の成果や結果を導くことになります。
この「仕組み」を構築することが、在庫管理システム化を図るということです。このシステム化の業務も在庫管理業務の大事な業務になります。
適正在庫の維持には現在の在庫情報を正確に把握する「仕組み」が絶対に必要です。
在庫管理業務について次の点を意識することが大切です、在庫管理が主で「システム(仕組み)」は従であること。即ち在庫管理が目的であり、システムは手段ということです。

導入のポイント

棚札や在庫管理表を手書していては、手間もかかりますしミスも起こりがち。
そんな状況から早く抜け出したいものです。在庫管理の基本である数量(在庫量)を図る目的でバーコードを活用し在庫管理を強化した例は数多くあります。
しかし「システム導入」ありきで改善プロジェクトを進めるのは危険です。
・システムに振り回され、返って生産性が落ちた
・取引先に変なデータ(誤発注など)が送られ、クレームが来た
・数千万円かけて導入したシステムを捨てた
・導入したシステムの機能の80%を使っていない
・システム都合の作業を人間が代行してデータを作っている
など、とても苦労をしている事例が多くなりがちです。
在庫管理システムを導入するにあたり重要なのがスタート段階での「合意形成」。
最初に、関係者間でクリアすべき課題を共有することが大切です。
世の中在庫管理システムは、単純に物の入出庫だけを記録するものから販売管理システムの一部さらに統合業務システムERPの一部でもあるものまで様々なものがあります。どのシステムを選ぶのかは各企業の業務特性に合ったものを選ぶのが大事です。上にも書きましたが、システムありきで導入するのでは在庫管理業務がうまくいかないことが多いので、導入に際しては在庫管理業務とは自社にとってどういう意味付けがあるかをよく考えて導入することが大事です。
販売管理システムやERPの一部として在庫管理システムを導入する場合はいざ知らず、個別に在庫管理システムを導入する場合でも、在庫管理システムは、仕入れ・調達システム、生産管理システム、販売管理システム、会計経理システムと関連します。このため在庫管理システムを導入する場合には他のシステムとの連携を図れる仕組みを持っているものを導入することが大事です。この仕組みがないと各業務は連携させることが必須であるため、人手を介した業務連携が必要になります。そうすると企業の業務効率の向上は望めません。

他のシステムとの関連

在庫管理システムはざっと次のシステムと関連します。
仕入れ・調達システム、生産管理システム、販売管理システム、会計経理システム。
最近では携帯端末・バーコード入力などによるデータ入力機能とも連携が必要です。
販売管理システムや統合業務システムERPでは黙っていてもこれらのシステムの連携は図られています。
しかし各企業の状況に応じてこれら関連システムを個別に導入している場合が多いのではないでしょうか。それぞれのシステムに他のシステムとの連携を図るための機能があれば、各業務の連携はそれほど難しくはありません。しかし各システムはそれぞれ別の会社が開発販売をしているためシステム間の連携性は必ずしも良くないのが実態だと思います。即ちシステム間連携のための仕組みはあるかもしれないけれど本当の意味ではシステム間連携が実現できないケースが多いと思います。システム間の連携が仕組みはあってもうまく連携させられないとか、初めっからシステム間連携の仕組みがない場合には、在庫管理業務と他の業務の連係は企業の業務推進のために必須のことですので、人手で対処しているケースが多いと思います。この状態では企業の業務効率向上は実現できません。
在庫管理システムと他のシステムとの連携は、例えばファイル一本の読み書きができれば実現できる場合であっても、このような簡単なシステムでも自分で作る技術がないとか、時間がなくて作れないという場合、誰かに頼む必要があります。しかし一般のソフトハウスでは、このような小さなシステム開発は請け負ってもらえないことが多いと思います。採算が取れないためです。
簡単なシステム間連携のシステムを頼めない場合システム間連携を諦めているのが実状ではないでしょうか。石黒社会システム研究所では、このような小さなシステム開発でも引き受けることを目標に事業展開をしています。残念ながら100%ご要望に沿えないかもしれませんが、システム間連携でお困りのことがあれば石黒社会士捨てう研究所に御相談ください。できる限り支援をさせていただきます。

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