購買管理及び調達管理業務に関してシステム開発を検討中の中小企業個人事業主の方へ

query_builder 2020/06/25
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購買管理及び調達管理業務とは何でしょうか
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購買管理及び調達管理業務

企業が生産活動を行う際は、各工程に必要な材料を購入する必要があります。そのプロセスを管理することを「購買管理」や「調達管理」と呼びます。製造業の生産管理業務の主要な業務です。

購買管理・調達管理業務概要

購買管理とは、物品の購入を検討し実際に発注するまでの一連のプロセスを管理することを指します。
通常、企業は営業活動や生産活動における原材料や部品について「おおよそこのくらいの量が必要だ」ということを把握しているでしょう。それをより厳密に管理し、システマチックに効率的な購買を行うのが購買管理です。
物品購入の支払いの管理も、購買管理の役割の1つです。購買管理の基本機能として「材料や部品の調達を行う」というものが挙げられますが、必要な量を適切に管理し、経済面での能率を上げるのも購買管理の目的といえます。そのためには、適切な生産計画を立てた上で必要な購買量を想定することが重要です。この生産管理に関する業務は実は調達管理ということです。
購買管理は仕入れに関する業務の実務面を管理し、調達管理は企業の生産に関する購入仕入れに関する企業全体の業務全体を統括する位置づけになります。

購買管理・調達管理業務説明

購買管理が「モノを買うこと」に重きをおいた管理、即ち「モノを買うこと」の実務(見積もり、発注、検収入庫、支払)であるのに対し、調達管理は「生産のための調達」を管理するのが一般的な役割です。そこには、「モノ」だけでなく、「ヒト」や「カネ」も含まれます。
そのため、調達管理はただモノを購入して終わりというものではありません。どこから購入するのか、どのようなタイミングで調達を行えば生産効率が上がるか、どのように購入すれば企業の収益を上げられるか等の事項についていかに適切な管理ができるか、などを考えて取り組む必要があります。
購買管理は「どのような品物を、いくらで」購入するかが肝になりますが、調達管理は「どのような品物がいくらで、いつ、どのように納品されるのか」というところまで考えを広げておく必要があります。
発注したモノが確実に納品されればよいのですが、全てがそうであるとは限りません。調達管理では、「期日通りに瑕疵のないものが納品されたかどうか」まで気をつかう必要が有ります。

導入のポイント

そもそも購買管理とは何か?JIS(日本規格協会)では、購買管理について次のように定義しています。
「生産活動に当たって、外部から適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。」
実務として次の業務があります。
1.発注伝票(注文書)作成
2.仕入伝票(検品書)作成
3.支払い締め切り
4.支払書発行
5.支払い内容確認
6.出金伝票作成
7.振込依頼書作成
最近の代表的な購買管理システムの機能の実例は次の通りです。
あるシステムのクラウド版のWEBサイトから引用させて頂きました。このシステムは調達管理までを視野に入れたシステムです。
多彩な購買形態に対応購買要求に始まるスポット購買、協定単価契約によるリピート購買、在庫基準設定による補充発注、決裁を省略する要求元購買や簡易購買など、多彩な購買形態をオールインワンで提供します。
あらゆる品目を管理可能
一般資材・副資材・生産材・設備・サービス・要員など、あらゆる品目の購買に対応します。また、質量・重量などの単位に対応し、秤量・戻入などプロセス系製造業に特有な業務にも対応します。
マテリアル購買直接材(生産材、原料)の購入計画(内示)~手配~発注のコア機能群
スポット購買都度値決め(見積・ネゴ)をする物品の要求~発注のコア機能群
在庫管理/在庫評価入荷後に発注品を在庫管理し、拠点や部門間で受入・払出の管理が可能です。品目単位に在庫基準を設定し、基準割れによる欠品を防止します。
ストック管理在庫管理品の受入・払出や売却処理のコア機能群買掛管理買掛計上~支払依頼までの買掛支払にかかわるコア機能群
予備品管理予備品の在庫管理に関するコア機能群
リピート購買リピート契約(期間単価契約)する物品の購入計画~単価決定通知のコア機能群
月次移動平均・総平均・先入先出などの在庫評価に対応します。
電子決裁、マスタ管理、月次処理等の全機能群をまたがるコア機能群
リース/レンタル管理企業の購買に含まれる、サプライヤ・リース会社とのリース/レンタル取引や、期間・金額・更新・解約・支払などの管理にも対応します。
リース管理リース品の要求~契約~支払のコア機能群(再リース・中途解約含む)
内部統制、下請法に対応要求元部門から購買部門までのワークフロー(電子決裁)により、一連の手続を電子化・可視化し、購買規程・内部統制の遵守を支援します。
取引先毎の詳細な取引条件の設定により、下請法にも対応します。
Web取引インターネットを介したサプライヤ取引の電子化に対応します。見積・発注・納品・検収などの業務をWebブラウザで操作します。
注文書や納品書などのPDF印刷やデータダウンロードにも対応します。
情報活用各種情報作成のコア機能群
マルチカンパニグループ会社との共同利用に関するコア機能群

調達管理システムを導入するメリットをいくつかあげます。
メリット①ノウハウが蓄積し教育を体系立てられる
調達がシステムを利用すると価格交渉や交渉内容などはシステムに記録されていきます。これはつまり、どういったプロセスを踏んで業務を遂行することが最も効率的なのかを、データを通じて確認できるということです。ベストプラクティスとも言えるその情報を取りまとめて教育に取り入れれば、体系立てた教育によって若手バイヤーを育てていけます。
任せられる部分は任せて、サポートが必要な際は適宜指示を出すという体制にすることで、より若手バイヤーが育つ環境を整えられる

メリット②情報共有力が高まる
サプライヤーとの価格交渉や契約交渉などをシステムで記録すれば、上司や中堅バイヤーは適切なタイミングで若手バイヤーのサポートの入ることができます。若手バイヤーにサプライヤーとの価格交渉や契約交渉などを任せられるでしょう。

メリット③同一フォーマットでの発注を受けられる
調達で導入するシステムが各部署のシステムと連携されていれば、それを通じて間接資材の発注をかけることも可能です。そうすれば発注すべき資材の集計をシステムが自動で行ってくれるので、今まで生じていた手間を大幅に削減できます。

メリット④調達への発注が楽になる
直接資材に関してもシステムを通すことで調達への発注が楽になります。そのため現場部門がサプライヤーに直接発注をかけることも少なくなり、購買価格の安定を期待することができます。

メリット⑤単一インターフェースでの発注
数多いサプライヤーもシステムで管理することで、単一インターフェースから各サプライヤーへ発注をかけることが可能です。サプライヤーと協同してEDI(電子データ交換システム)を導入すれば、発注業務や納期管理をシステムで完結できます。

この一連の業務を支援する購買システム(仕入れシステム)は数多く市販されています。このシステムをベースとして過去の取引のデータベース化、購入先データベース、調達品のカタログ情報、市場動向などの情報を参照する機能、さらに会計経理システムとの連携、生産管理システムとの連携を図れるようにした調達システムも数多くあります。
調達に強く求められる機能の一つが他部署との円滑なコミュニケーションです。調達は他部署との調整を行うことが多くあるため、システムによってこのコミュニケーションを支援することが重要になります。サプライヤーと価格交渉を行う上で過去の購買価格を参考にすることは大切です。なので、ユーザーが過去の購買価格をすぐに確認できるよう、サプライヤーごとの履歴情報を紐づけることが前提になります。商品の製造原価は調達がどんな仕入れをするかによって変動します。たとえば仕入れ値が上昇したにも関わらずサプライヤーの変更を検討しないままでいると、製造原価が上昇し利益が低下します。そこで、サプライヤーごとの生産能力や経営状況を把握し、リスクマネジメントの一環として別プランを計画しておくための機能が必要です。
購買管理システム、調達管理システムはいろいろ市販されています。それぞれのシステムの価格は含まれている業務機能をどこまで含むかにより決まります。購買管理、調達管理システムの個別の業務機能だけをサポートするシステムから統合業務システムERPまで様々です。ERPに代表されるシステムでは関連するすべての業務の連携が図られています。多くの機能を含む調達管理システムでも含まれる機能の連携は図られています。購買管理システムを導入していても購買管理システムを構成する機能間の連携は図られています。
しかし企業の業務実態により購入管理システム、調達管理システムの各機能を別個に導入していることは多いと思います。ERPや幅広い機能を持つ調達管理システムを導入する場合はいざ知らず、個別に購買管理関連のシステムを導入する場合でも、各システム間の連携を図れる仕組みを持つものを選ぶことが大切です。
各システムを連携させる仕組みがない場合は、購買管理や調達管理業務の各業務は全て関連しますので、業務の連携を図るためには人手の処理が必要になります。即ち企業の業務効率が上がらないことを意味します。

他のシステムとの関連

そこで、調達のシステムと各部署のシステムが一元化されたデータベースによって管理されていれば、情報共有が促進してが円滑に運びます。こうした環境を構築するためには既存システムの連携を図るか、ERP(エンタープライズ・リソース・プランニング)でのシステム刷新が必要です。また、部門や事業所ごとに同じものでも異なる調達をすることで、調達コストにばらつきが出ます。これを一元化することで調達量が増えて価格交渉力が増すとともに、全体の無駄の削減にもつながります。会社にとって調達は、製造原価を低減したりスムーズな資材供給を行ったりと非常に重要な役割を担っています。しかし調達自体がマニュアルな業務だらけで非効率なままだと、せっかくの利点を失ってしまうこともあるでしょう。
要は購買管理システム、調達管理システムの各機能を何とかして連携させることが業務効率を上げるということです。
ERPや幅広い調達管理システムを導入する場合はいざ知らず、個別の業務機能を導入している場合は、それぞれのシステムは別々の会社が開発販売をしているため得てしてシステム間の連携を図る仕組みはないと思います。それでも関連する業務機能は連携しないと意味がありませんので、システム間の連携を図るために人手を介した業務が発生していると思います。
例え各個別のシステムに他のシステムとの連携を図る仕組みを持っているとしても、その仕組みを使うためのシステム(プログラム)を作る必要が有ります。この繋ぐためのシステム(プログラム)がファイル1本を読み書きするだけのような簡単なものであったとしても中小企業や、個人ではどうするのでしょうかの場合には、システムを開発する時間がないとか、そもそも技術がない場合があると思います。そのような場合一般のソフトハウスにシステム開発を依頼しようにもまず開発を引き受けてくれるようなところは殆どないと思います。このような簡単なシステム開発では採算が取れないためです。そのような場合簡単なシステムを作れば業務効率があげられる場合でもシステム開発を諦めている場合が多いのではないでしょうか。
石黒社会システム研究所ではこのような小さな簡単なシステムを引き受けることを目的とした業務展開をしています。残念ながら100%ご要望に沿えるようにできる訳ではありませんが、できる限りご要望に沿えるようにします。システム間連携でお困りのことがあれば石黒社会システム研究所にご相談ください。

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