仕入れ管理業務に関してシステム開発を検討中の中小企業個人事業主の方へ

query_builder 2020/06/22
ブログ
仕入管理業務とは何でしょう
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仕入れ管理業務

仕入れ業務は次の2種類のものを「仕入れる」業務です。所謂形のある「商品」の仕入れと、サービスなど形のないものを仕入れということです。

仕入れ管理業務概要

仕入れに関する一連の業務、即ち販売するものを仕入れ先から仕入れて支払いをするまでの業務を仕入れ管理といいます。販売管理業務の一部です。「小売業」の「販売管理」においては、商品を販売するためには、商品を仕入れる必要があります。「製造業」の場合は、製造するための、部品や原材料を仕入れる必要があります。そして、商品を製造して、出荷、販売します。
仕入した商品(通常商品)は、①在庫として管理される、②(在庫されずに)そのまま得意先に納品される、③自社の商品の一部または材料などに利用される、などがあります。①の場合には商品が倉庫などに「入庫」された時点で仕入計上され、在庫管理されます。また②と③の場合は、商品を受領した時点で仕入計上されます。商品ないしサービスの仕入れ手続きを踏んで仕入計上するまでの一連の作業が仕入れ管理業務となります。

仕入れ管理業務説明

特定または複数の仕入先に「何をどれだけ欲しい」など必要な商品の内容や数量などを伝え、その商品に対する「見積依頼」を行います。仕入先から「見積書」を受領したら、その取引条件や納期など必要な項目を確認した上で最適な仕入先からの商品を選択した上で「発注」します。ここで仕入先から受領している条件と同様の条件を記載した「発注書」を仕入先に提示し、仕入先からは「発注請書(注文請書)」を受領します。この「注文請書」は、仕入先が差出人で宛先は自社となります。仕入れ管理業務には次のものがあります。
1. 見積依頼初めて取引をおこなう場合や販売価格が変動する場合、また仕入れ品の仕様が変更になった場合など取引条件の変更がある場合などに行います。
2. 購買契約の締結継続的に仕入先をと取引を行う場合は、あらかじめ取引条件などを決めた上で、「購買契約」を締結します。個別に取引を行う場合でも厳密にいえば購買契約を締結することは必須です。
3. 発注業務仕入先へ発注をおこないます。
4. 入庫・検収業務仕入先からの納入があり、品質などを確認・検収します。
5. 支払締め業務都度支払いではなく月単位でまとめて支払う契約の場合、請求される代金の確認をし支払い金額の確定をおこないます。
6. 支払業務代金を支払います。支払先の取引形態には、現金取引・掛け(都度)取引・掛け(締め)取引の3種類があります。振込支払では手数料の扱いにも注意することが必要です。

導入のポイント

仕入管理システムは 人手で従来の紙の帳票やExcelで管理をしていた仕入れに関する業務を支援するものです。紙やExcelでの管理では、次の問題点がありそれを解消する目的で導入されるケースが多いと思います。
・発注数のミスや仕入の記入ミスがある。
・社内在庫が把握できていない。
・発注、仕入管理のフローが大変
 複数拠点を持つ企業の場合、1つの部署で各拠点の仕入・発注を集約することがあります。その場合、各拠点ごとの管理には多くの手間が発生します。
紙やExcelによる仕入管理であっても仕入れ管理業務の次の作業は必ず発生しています。
仕入れ・発注伝票発行
仕入れ先管理
仕入れ状態管理(在庫確認)
契約(発注に関する契約)
これらをまとめてできるようにした仕入管理システムがあります。このシステムだけを入れるだけでも従来の業務に比べると大幅に手間が省けます。
仕入管理システムは販売管理システムの一部です。このシステムだけを導入しても販売管理システムの他のシステム受注管理システム、出荷管理システム、請求管理システムと連携させることができなければ企業全体の業務効率の向上には繋がりません。
個々の企業の事情により仕入れ管理システムだけを導入する場合もあると思います。販売管理業務をまとめて面倒を見る販売管理システムを導入する場合もあるでしょう。さらに統合業務システムERPを導入する場合もあるでしょう。販売管理システムやERPを導入するのであれば仕入れに関する業務は黙っていても連携させることができます。個別の仕入管理システムを導入する場合でも仕入れ業務全般の連携を図れる仕組みを持つものを導入するのが大事です。また販売管理システムの他のシステムについて別々に入れる場合でもそれぞれ他のシステムとの連携を図れる仕組みを持っているものを選ぶのが大事です。種々のシステムの連携を図る仕組みがないと関連する業務を連携させるために人手での処理が必要になります。即ち企業の業務効率が上がらないということを意味しています。

他のシステムとの関連

ERPを導入する場合ならいざ知らず仕入れ管理システムを単体で導入する場合であっても、仕入れ業務は在庫管理業務、会計経理業務と密接に関連するためこれらの業務との連携を図ることが必要になります。各関連システムを繋ぐシステム(プログラム)を導入しないと業務連携は人手に頼ることになりき企業の業務効率は上がりません。各個別の業務システムは別々の会社が製造販売していますので、まず他のシステムとの連携は考えられてないケースが大半です。各システムを繋ぐためには何らかのシステム間連携システムを作る必要があるということです。システム間連携システムは、例えばファイル1本の読み書きができれば連携が図れるような簡単なものであっても、一般のソフトハウスでは採算が取れないため開発を請け負ってくれるところは殆どないと思います。簡単なシステムを作って業務連携を図りたくてソフトハウスに頼もうにも頼めない、かといって自分で作るのは時間や技術がない場合、簡単なシステムの導入を諦めてしまうのではないでしょうか。石黒社会システム研究所では簡単なシステムでシステム間連携を図りたいといったご要望に応えることができます。残念ながら100%ご要望に沿えないことはありますが、システム間連携でお困りのことがあればご相談ください。できる限りご要望に沿えるようにします。

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