請求管理業務に関してシステム開発を検討中の中小企業個人事業主の方へ

query_builder 2020/06/18
ブログ
請求管理業務とは何でしょうか
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請求管理業務概要

請求管理とは、債権を正確に管理することです。注文書通りに商品を出荷し終えたら、請求書を発行して代金を回収します。代金回収までが完了して初めて取引の一連の流れが完了するということになります。

請求管理業務説明

請求・回収業務を大まかな流れは、請求書を取引先に送付した後に入金をチェックして請求書通りに支払いがされたか否かを確認する、という流れになります。

請求書発行

確定した請求金額を請求書(=請求明細書)として作成し相手方に送付します。請求書は、一般郵便・FAX・メール(PDF文書)のいずれかで送付するケースが一般的です。
請求書には以下の項目を記載します。
・宛名
・自社情報
・請求書番号
・請求書発行日
・請求内容
・振込先情報
・支払期日

入金の確認

経理担当者は、相手方からの入金額と請求額をつき合わせて入金の確認をおこないます。もし金額が一致しない場合や、期日を過ぎた請求分の入金がされていない場合には、直ちに相手方に確認する必要があります。
入金があった場合請求書(控え)と突き合わせてそれがどの請求の代金かを確認して請求情報の消込作業(請求書には未入金分と入金済みのものがあり入金が完了したものは入金済みとする作業)も必要です。また相手方からの支払い内容を元に入金伝票の作成業務もあります。入金伝票には以下の項目を記載します。
・入金日
・伝票番号
・取引先
・回収方法
・入金金額
上で簡単に説明したように請求発行と入金処理がひとまとめで請求管理業務ということです。
代表的な至急管理システムには主に次の機能があります。
・請求書発行
・納品書発行
・支払明細発行
・請求書発送代行
・売上レポート
・決算書作成
それぞれ別個のシステムとしても販売されているケースもあります。

導入のポイント

請求管理業務に関するシステムとして請求書発行に特化したものから入金処理を機能を持つもの、さらに決算書作成機能を持つものまで種々のシステムが市販されています。もちろん統合業務ソフトERPには請求管理機能が含まれています。種々の請求管理システムの値段の違いは請求管理業務の機能をどこまで含むかで決まります。各企業の事情に応じて請求管理業務の個別の作業を支援するシステムを導入している場合が多いと思います。幅広い機能を持つシステムであれば少なくとも請求管理業務では各業務が連携しやすくなるようにシステムが作られています。しかしパッケージを導入すると請求書は発行できるが納品書が業務に合わない等の問題が含まれる場合もあると思います。折角請求管理業務用に幅広い機能を持つものを入れたのに自社特有の業務の仕方に合わない部分を何とかするために別システムを入れているケースもあると思います。
自社の業務に合わない場合人手で対処している場合もあるでしょう。
いずれにしても一連の請求管理業務は全て関連しているので、別システムを入れている場合や人手での対処を強いられている場合でも各システムを連携させる仕組みを持つものを導入することが大切です。システム(プログラム)間で連携を取る仕組みがなければ請求管理業務をこなすのに人手での処理が必要になってきます。要は請求管理システムを選ぶ場合人手での作業をいかに減らせるかの観点で選ぶのが大事ということです。

他のシステムとの関連

請求管理システムだけは一連の業務全部を備えているとしても請求管理業務は販売管理業務の一部なので販売管理業務を構成する受注管理業務、出荷管理業務、仕入れ管理業務などと連携が必要です。ERPを導入している場合はいざ知らず、各業務システ
ムを個別に導入している場合、それぞれのシステムは別々の会社が開発している場合が多くシステム間連携はほとんどできないのが実態だと思います。
そのような場合企業の業務としてすべて連携させるために人手が必要であると業務効率向上は難しいと思います。
各業務システムを連携させる場合、比較的小さな(例えばファイル1本を読み書きできればシステムの連携ができる場合に、そのファイル読み書き用の)システム(プログラム)を作成すればシステム連携が達成できるとします。この場合一般のソフトハウスではこのようなシステムの開発は採算が取れないため請け負ってくれないケースが多いのではないでしょうか。かといって自分でプログラムを作成をするには技術がない、あるいは時間がないといった場合簡単なシステムを作ることを諦めていることが多いのではないでしょうか。システム連携を図るための小さなシステムを作りたいとお考えの中小企業個人事業主の方は石黒社会システム研究所に御相談ください。100%ご要望に沿えるわけではありませんが、できる限りのお手伝いをさせていただきます。

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