出荷管理業務に関してシステム開発を検討されている中小企業個人事業主の方へ

出荷管理業務とは何でしょうか

企業活動の販売管理業務のうち出荷管理業務について考えていることを述べたいと思います。

出荷業務概要

出荷管理とはミスなく出荷が行われるために必要な管理業務です。出荷管理は大きく分けて出荷の準備に関する管理業務と、正しく出荷が行われたか否かの履歴を記録する管理業務があります。

出荷業務説明

出荷管理業務は次の5業務で構成されます。

・出荷指示書の作成
　受注の手段を問わず注文を受けた場合注文内容に従って物流担当部署などに対する出荷指示書を発行する業務です。出荷指示書には商品の種類、個数、出荷予定日、出荷先情報、配送手段が含まれます。

・出荷準備と必要書類の作成
　顧客との取引を記録するために次の4種類の帳票を作成します。
　　納品書：顧客に納入品の詳細を連絡する帳票です。
　　納品書の控え：顧客に対して何を何時集荷したかを明確にするとともに出荷トラブルに対処するために納品書の控えを自社で保管する必要があります。この帳票を基に売り上げなど会計業務に必要な伝票を作成することになります。
　　受領書：顧客から納入品に対して受け取る帳票で、出荷品が間違いなく顧客に渡されたことを示す書類になります。納品書（控え）と受領書が対になって顧客との取引を証明する大切な書類です。
　　領収書：顧客から代金が支払われたことを明確にする書類です。通常請求書と対になって代金授受の証拠となります。請求書発行はどちらかといえば経理業務です。しかし領収書発行は出荷業務の一環の業務であると考えられます。

・出荷納品
　出荷指示書に従って商品の検品を行い梱包して出荷先へ実際に配送するまでの業務です。
　出荷品が複数ある場合は注文に従って複数の種類の商品をピッキングしてまとめて出荷する作業も必要になります。
　ピッキングした商品を実際に配送するトラックなどへの積み込みを手配することも出荷業務です
　在庫管理のための出荷伝票作成も欠かせません
・売上伝票の作成
　商品の引き渡し後は、預かった領収書と納品書の控えをもとに売上伝票の作成を行います。
・取引の記帳
　売上が確定したら、売上伝票と受領書をもとに帳簿に記帳します。帳簿作成業務はどちらかというと会計業務の範疇ですが、顧客との商品の受け取りについてのトラブル防止のために、受領書をしっかりと保管することが必要で、納品書控えと受領書を補完する業務は出荷管理業務の一部になります。

導入のポイント

出荷管理業務は受注があったこと、出荷をしたこと代金を受け取ったことを明確にする業務なので、取引規模が小さい個人事業主や、小企業ではExcelによる出荷管理業務は可能です。しかし世の中受注方法が多様化していたり、取扱商品の数量が多量だったりする企業があったりしますので、企業の実態に合わせて多種多様な出荷管理システムが市販されています。
その中で自社の業務に沿った機能を持つ出荷管理システムを導入することが大切です。出荷管理業務の個別の業務だけを支援するシステムももちろん存在しています。統合業務システムERPは当然出荷管理システムを含んでいます。
ERPシステムを導入する場合ならいざ知らず個別の業務に合わせたシステムを導入している場合には当然のことながら出荷管理システムの他の業務との連携が必要です。システムを導入する際に他のシステムとの連携機能を含むシステムを導入することが大切です。
世の中多種多様な出荷管理システムが別々の会社から市販されているため、得てして各業務の連携機能はうまく働かないケースが多いと思います。その場合には各業務の連携は必須事項ですので人手での業務連携を図る必要があります。人手での業務連携ではなかなか企業の業務効率向上は望めません。即ち何らかの業務連携を図るシステムを導入する必要があるということです。

他のシステムとの関連

出荷管理業務の個々の業務を支援する個別システムの連携はもちろんのこと出荷管理システムは販売管理システムを始めとして会計経理システムとの連携、在庫管理システムとの連携、出荷在庫がない場合には生産管理システムとの連携も必要になります。受注方式が多様になっているため受注業務も専用のシステム導入が進んでいるということが起きています。ということは受注システムとの連携も必勝だということです。
統合業務システムERPを導入すれば企業のすべての業務を連携させることは可能ですが、ERPは複雑なシステムでありどうしても高価なものになります。個人事業主や中小企業では簡単に導入できるものではなく個別の業務用に個別のシステムを導入しているのが実態だと思います。
個別のシステムを導入している場合人手で各システムの連携を図る場合が多いと思います。
例えばファイル1本の読み書きが自動的にできればシステム連携が図れる場合であっても、このような簡単なシステム構築は一般のソフトハウスでは引き受けてもらえないケースが多いと思います。簡単なシステムでは採算が取れないことが理由です。
石黒社会システム研究所ではこのような簡単なシステム構築を請け負います。残念ながら100%ご要望に沿える訳ではありませんが、できる限りご要望に沿えるようにして行きます。システム連携のための仕組み造りにお困りでしたら当研究所に子相談ください。