受注管理業務に関してシステム開発を検討されている中小企業個人事業主の方へ

受注管理業務とは何でしょうか

企業活動の販売管理業務のうち受注管理業務について考えていることを述べたいと思います。

受注管理業務概説

受注管理業務のおもな作業は次の5点です。
・注文書の確認や入力
・在庫の確認
・納期の確認や連絡
・受注伝票の作成
・注文請書の作成
それぞれの一連の作業がまとまって受注管理業務を構成しています。

受注管理業務説明

顧客から注文が入ると顧客の確認、注文内容の確認をしてその内容を社内で処理するために受注伝票を起こす作業があります。伝票は紙の形もあり得ますが近頃は何らかのコンピュータを使用したシステムへの入力をすることになると思います。それが注文書の確認や入力ということです。
注文を受けたらそれをいつ販売（出荷）できるのかを明確にするため在庫の確認が必要です。在庫があればお客様の要望にすぐ応えられます。在庫がなければ新たな発注や、販売可能な時期をお客様に連絡する作業が発生します。物販ではなく作業請け負い業務の受注の場合は在庫確認作業はありませんが、いつまでにお客様の要望に応えられるか見積もりをする作業が発生します。
いずれにしても何を何時迄に誰に提供するのかを明確にする社内向けの受注伝票、顧客向けの注文請書の発行作業が発生します。
近頃はこれらの作業を全て手作業でするケースは少ないと思います。何らかのコンピュータを使用したシステムを李余殃していると思います。これが受注管理システムです。
受注管理システムと一口で言っても市販のシステムは受注管理を構成する作業ごとに別々の機能として実装されています。大企業ではそれぞれの作業が複雑になりますので個々の作業に対応したシステムをそれぞれ用意している場合もあります。中小企業ではこれらの作業をひとまとめのパッケージを導入するケースが多いと思います。
受注管理のそれぞれの作業はある意味独立していますのでそれぞれの作業ごとに別個のシステムを使っている場合もあるかもしれません。
要は一口に受注管理システムといっても企業ごとに受注の仕方が違うため自社の業務に合ったシステムを使っているということです。

導入ポイント

受注システムにもいろいろあって注文を受ける方法も多種多様なものがあり（店頭販売やら、電話ファックスでの注文、ECによる受注など）、どんな方法でも対応できるシステムから特定の方法でしか受注業務ができないものまでいろいろあります。受注システムの値段はどれだけ受注方式に対応しているかで決まるといっても過言ではないと思います。
もちろん在庫管理をどうするか、発注処理をどうするかということも受注管理システムの値段に影響します。
受注管理システムを導入するにあたって自社の業務方式に合ったものを導入することが大切です。大は小を兼ねるということで統合業務システムERPを選んでしまっている場合もあるでしょう。しかしERPは何でもできますが、高価ですし使いこなすのも非常に大変です。
普通は受注管理業務の個々の作業実態に合わせたシステムを個別に導入している場合がほとんどだと思います。
個々の作業に合わせたシステムを導入するにしても個々の作業はすべて連携をさせる必要があります。即ち個々のシステムを導入する場合でも各機能の連携を図れる仕組みを持ったものを導入することが大切です。

他のシステムとの関連

ERPの話を持ち出しましたが、企業の業務は全て関連しますので、ERPが導入できるならばそれに越したことはありません。でもERPは高価なものですのでおいそれと導入できるものではないと思います。
個別のシステムを導入せざるを得ない場合がほとんどだと思います。個別のシステムを導入した場合各機能の連携は必須ですが、それらがシステム的にできない場合は人手による連携が必要です。受注管理業務の一連の作業を人手に頼るのでは業務効率は上がりません。
受注管理業務の各作業（在庫管理業務を含めて）の連携はもちろんのこと受注管理業務は経理会計システムとの連携、販売管理システムとの連携、生産管理システムとの連携も必要です。
個々の業務作業の実態に合わせてその作業向けのシステムを導入していくと、どうしても各業務、作業の連携に支障が出てきます。企業活動としては全ての業務を連携させなくてはならないにも関わらずシステムで一括して処理できなければ業務連携を人手で実施することになります。
人手での各個別のシステムの連携を軽減するために、別々のシステムを繋ぐシステムの開発が必要になります。例えファイル1本の読み書きをすればシステムが連携できるような場合でもプログラムになれてない人にとっては敷居が高く簡単にシステム連携を図れないのが実態だと思います。ファイル1本の読み書きのような簡単な処理を引き受けてくれるようなソフトハウスはまずないと思います。
石黒社会システム研究所ではこのような比較的簡単なシステム構築も請け負います。システム連携にお困りでしたら当研究所に御相談ください。できる限りご要望に沿えるようにします。